Sistem označavanja dokumenata

[unnamed]

Da li neko ima predlog na koji način je najbolje definisati sitem označavanja dokumenata u poslovnom sistemu?

Ja sam razmišljao da definišem dve ili tri grupe simbola, od kojih bi jedna grupa simbola (oznake) bio redni broj dokumenta od 1-999, a razmišljao sam da pored toga u oznaku uvrstim i datum dokumenta.

 

[polossan]

recimo, ja sam radio/oznacavao fakture i ponude, na sledeci nacin

09/15 - p - 016 - Komitent ili
09/15 - f - 022 - Komitent
...

gde je na pocetku
brojna oznaka meseca - 2 broja / godina
znaci kad je septembar 2015 sva dokumenta pocinju sa 09/15 radi lakseg kasnijeg sortiranja
oznaka f je isla za fakture, p - ponude
(nisam hteo da idempo datumu u formatu dd/mm/yy posto mi je tako nezgrapno )
interna oznaka broja dokumenta - 3 broja - nisam pravio vise od 100 dokumetana mesecno tako da sam od 1.og u mesecu uvek isao od 001 pa dokle stignem
oznaka komitenta - tu stavljao naziv
na kraju meseca napravim i zbirni list, radi brzeg nalazenja te umesto da gledam 30/40 il 60 dokumetana, vidim/uporedim na zbirnoj gde se nalazi sta mi treba i onda to povucem

u osnovi dosta uproscen/jednostavan nacin al mi je olaksavao rad

 

[TwistedMind]

Koje su vrste dokumenata u pitanju?
Mislim da datum dokumenta nije neophodan u nazivu jer vise komplikuje naziv nego sto znaci kod kasnijeg pregleda. U svakom slucaju, sam dokument mora sadrzati datum. Naziv definitivno mora sadrzati godinu, identifiakciju dokumenta i redni broj. Na to je moguce dodati atribut po potrebi.
Mi u firmi koristimo datalab pantheon i naziv je npr 15-011-123456. 15 je godina, a 011 je naziv dokumenta i ima ih jako puno (011 je predracun, a 30b faktura). Nisu intuitivni, ali se lako nauce. Prilikom izvoza dokumenta u pdf ili na mail, dodaju se atributi predracun, ponuda, porudzbina, konto kartica...
U licnom sistemu je to naravno moguce uraditi intuitivnije sa oznakama tipa rn za racun, ot za otpremnicu, pf za profakturu...

 

[tomas.hokenberi]

Da li neko ima predlog na koji način je najbolje definisati sitem označavanja dokumenata u poslovnom sistemu?

Ja sam razmišljao da definišem dve ili tri grupe simbola, od kojih bi jedna grupa simbola (oznake) bio redni broj dokumenta od 1-999, a razmišljao sam da pored toga u oznaku uvrstim i datum dokumenta.

Pošto se ne radi o ID-u o bazi (barem sam tako razumeo) već o standardizovanoj oznaci dokumenta namenjenoj krajnjem korisniku onda ona treba da bude "govoreća" odnosno jasno prepoznatljiva korisniku, tako da je lako rastumači. Ako pišeš softver (ako se ovde uopšte radi o pisanju softvera) za poznatog korisnika nemoj oznake sastavljati proizvodno pa da ti npr. otpremnice imaju oznake tipa AXZ1023, već se dogovori sa krajnjim korisnikom kakve oznake želi. Npr. kada sam pre nekoliko godina, u slobodno vreme, pisao knjigovodstveni softver, dogovorili smo oznake tipa OTP/2015/1082, gde je prvi deo oznaka vrste dokumenta, drugi deo godina kada je kreiran, a treći redni broj dokumenta te vrste kreiranog te godine.

I da, ako se radi o dokumentima koji se smeštaju u nekoj bazi nemoj ni da pomišljaš da oznake koristiš kao ID-ove. Dovoljno je da budu UNIQUE u odgovarajućoj koloni, odgovarajuće tabele.

 

[yooyo]

Nemojte koristiti / ili \ jer file sistem to neće svariti. Još ako kopirate na neki drugi ga može biti problema.

 

[tomas.hokenberi]

Nemojte koristiti / ili \ jer file sistem to neće svariti. Još ako kopirate na neki drugi ga može biti problema.

Nisam shvatio da želi da tako daje imena dokumentima na koje će držati disku. Ako se radi o "document management" sistemu gde se dokumenti čuvaju na disku u formi pedjinačnih datoteka to je svakako bitno, ali ako se radi o dokumentima koji se generišu iz baze samo radi štampe i prikaza onda njihove oznake nisu ograničene time šta je dozvoljeno u fajl sistemu.

 

[Cortez]

I ja sam razumeo da su u pitanju dokumenta koja se izdaju iz baze za štampu ili pregled.
Mi koristimo SAP i za npr. dolazna dokumenta koristimo raspon brojeva XXYY######.
XX je tip dokumenta (faktura, odobrenje, profaktura), YY je godina i ostalo je redni broj.
2115123456 je faktura iz 2015 broj 123456.

 

[unnamed]

Hvala svima na odgovorima. Potrebno je da putem uputstva definišem standardizovan način izrade dokumenata koji će se primenjivati u jednoj organizacionoj jedinici (dakle uputstvo se neće odnositi na izradu dokumenata u svim organizacionim jedinicama, te stoga nije bitno da u oznaci dokumenta bude oznaka organizacione jedinice), i u okviru tog uputstva je neophodno da definišem po kom sistemu će korisnici kada izrade neki dokument dodeljivati oznaku tom dokumentu.

Kao što ste napisali, cilj je da propisani sistem označavanja bude lako prepoznatljiv korisniku i da se taj lako razumljiv sistem označavanja ne naruši u narednom periodu kada poraste broj izrađenih dokumenata i broj različitih tipova dokumenata, da omogući dobar sistem sledljivosti koji neće zakomplikovati klasifikaciju i pretragu dokumenata.

Prihvatam sugestiju da drugi deo oznake bude godina, a poslednji deo oznake da bude redni broj tog tipa dokumenta. U ovom trenutku ne mogu da predvidim sve potencijalne tipove dokumenata koji će se koristiti u posmatranoj organizacionoj jedinici (biće Izveštaja, Uputstava, Planova...) ali i drugih dokumenata. Pošto mi je u ovom trenutku teško da predvidim sve tipove dokumenata koji će se koristiti, ne mogu da dodelim i propišem jedinstven broj svakom od tipova dokumenata. Da li je pametno propisati da prvi deo oznake dokumenta budu prva tri slova naslova dokumenta UPU-2015-1, prepuštajući korisnicima da sami proizvoljno definišu naslov dokumenta? Da li bi jednostavnost i sistematičnost takvog sistema označavanja vremenom bili dovedeni u pitanje?

Mogu ili to da uradim, ili da svakom novom tipu dokumenta dodeljujem novi redni broj, nakon njegove izrade, uz ažuriranje postojećeg uputstva.

 

[tomas.hokenberi]

Шта подразумеваш под насловом документа? Ако су документи стандардизовани по типу (нпр. упутства, планови, извештаји као што си навео) онда ознака документа треба да буде стандардизована. Наслов документа свакако треба да уноси сам корисник. Нпр. имаш упутство за употребу тротинета (карикирам), ознака може да буде нпр. UPU-2015-100.1 где је први део ознака врсте документа (упутство), затим година, затим редни број, а иза тачке ревизија документа. А корисник ће сам да унесе наслов "Упутство за употребу тротинета модел М12".

Згодно је да имаш посебне ознаке за различите ревизије истог документа. Па би прва верзија носила ознаку UPU-2015-100.1, а трећа UPU-2015-100.3. Редни број треба да се инкрементује за сваки нови документ истог типа, па би следећи документ "Упутство за употребу трицикла" имао нпр. ознаку UPU-2015-101.1, а прво упутство у 2016 години UPU-2016-1.1

Не постоји ниједан посебан разлог зашт би ограничио број цифара у ознакама секвенцијалних редних бројева докумената. Односно треба да буде легитимна ознака и UPU-2015-101.1 и UPU-2016-1.1 и UPU-2016-9991.112.

Иначе згодно би било да постоји систем који ће кориснику аутоматски одредити ознаку за његов документ. Нпр. веб сервис преко кога ће Пера Перић регистровати израду упутства за употребу тротинета, ревизије 1 и аутоматски ће му бити додељена ознака UPU-2015-100.1. Колико год био вешто направљен систем шифрирања ако корисници сами уносе редне бројеве врло брзо ће доћи до катастрофе.

Чак и ако нпр. као део ознаке уведеш и ИД аутора документа, нема гаранције да ће Пера Перић исправно самостално "шифрирати" документ.

Што се тиче "секвенцијалности докумената" та информација не треба да се заснива искључиво на ознаци докумената већ информације о настанку документа треба да се чувају у бази као део информација о документу. И логично да сви ти детаљи пишу на документу у "штампаној форми" или на екранском приказу.

 

[tomas.hokenberi]

Mi koristimo SAP i za npr. dolazna dokumenta koristimo raspon brojeva XXYY######.
XX je tip dokumenta (faktura, odobrenje, profaktura), YY je godina i ostalo je redni broj.
2115123456 je faktura iz 2015 broj 123456.

Па тако ће вам искрснути "проблем 2100-те године". :d

 

[yooyo]

Ja sam generalno protiv toga da se u imenima koriste znakovi koje file system ne moze da prihvati, jer kad/tad ce trebati da se exportuje dokument u neki file i u tom slucaju bi doslo do zamene /, :, >, < i ostalih znakova u - ili _.
Npr.. ja bih koristio sledeci sablon:
YYYYMMDD_Project_DocType_user_version.ext

YYYYMMDD - Datum
Project - ime (ili skraceno ime) projekta odnosno klijenta/dobavljaca/korisnika
DocType - racun, predracun, ponuda, uputstvo, plan, proracun, naslov, ...
user - ime korisnika koji je sastavio dokument
verzija - vXY verzija dokumenta ukoliko ih ima vise


Ljudi cesto vizuelno traze dokument na spisku. Obzirom da je datum manje/vise uvek iste sirine, lako je identifikovati godine ili meseca.
Odmah pored je i ime projekta/klijenta/dobavljaca, opet po prvih par slova odmah se zna o kome je rec.
U komunikaciji sa klijentima/dobavljacima ili radu na projektu, postoje nekoliko klasicnih dokumenata. Moguce je koristiti i troslovne skracenice, npr.. RCN-racun, PON - ponuda, UPU - uputstvo, PRO - proracun, ....
User.. mozda nije obaveno, ali ljudi lako zapamte ko je radio neki dokument pa i to moze bit jedan od nacina za vizuelnu pretragu
verzija.. ukoliko ima vise verzija.

U principu, sablon treba da generise jedinstvena imena, lako citljiva i razumljiva ljudskim ocima. Proslo je vreme DOS-a i kripticnih imena u 8 slova.

Npr.
20151112_Bench_Sistem-oznacavanja-dokumenata_yooyo_v1.txt
20151112_QWERTY-Doo_RCN-31415926_pera_v1.doc
20151112_Krovni-prozor_Plan_laza_v1.dwg
20151112_ASDF-Doo_Sastanak-20151111_maja_v1.doc
20151112_Korisnici_Obrazac-za-stedni-racun_petar_v4.doc

Moguce je i promeniti redosled polja u imenu shodno potrebama. Bitno je samo da se cvrsto drzite sablona. Nemojte raditi migraciju starih podataka na novu konvenciju, vec to radite po potrebi, kako vas posao bude naveo. Vremenom ce potrebna dokumenta biti ubacena u novi sistem oznacavanja, a nepotrebna dokumenta se nece menjati

 

[Cortez]

Па тако ће вам искрснути "проблем 2100-те године". :d

Vi'iš, iskreno, nisam o tome razmišljao.
Staviću to na TO DO listu za 2099.

 

[tomas.hokenberi]

Vi'iš, iskreno, nisam o tome razmišljao.
Staviću to na TO DO listu za 2099.

Mislim da je to ipak kasno, ipak ti to pocni da resavas najkasnije 2090

 

[tomas.hokenberi]

Ja sam generalno protiv toga da se u imenima koriste znakovi koje file system ne moze da prihvati, jer kad/tad ce trebati da se exportuje dokument u neki file i u tom slucaju bi doslo do zamene /, :, >, < i ostalih znakova u - ili _.

Tacno ali nebitno.

Meni je ideja da se dokumenti koje generise informacioni sistem cuvaju i na fajl sistemu strana. Korisnik moze da eksportuje dokument ako zeli da ga prosledi trecem licu koje nema pristup informacionom sistemu, ali apsolutno nema razloga da se trajno cuvaju u fajl sistemu automatski generisani dokumenti.

Pretragu treba da omoguci frontend baze preko kljucne reci, tipa dokumenta itd. Oznake dokumenata ne treba da imaju veze ni sa kljucevima u bazi ni sa nazivima eksportovanih fajlova. One sluze npr. da se neko ko primi dokument moze pozvati na njega. Npr. primalac fakture (odstampane i potpisane) ce se pozvati na nesto tipa "u vezi vase fakture F-2015/124.2 koju ste nam dostavili 12.5.2015 ...", pa ce korisnik naci u bazi fakturu.

Sa druge strane ako se radi "document managememntu" gde se dokumenti zaista finalno cuvaju na fajl sistemu onda zaista jeste bitno da se izbegne koriscenje "nedozvoljenih znakova", ali tada nema, kao sto si i sam primetio, nikakvih prepreka da naziv datoteke pored oznake sadrzi i kompletan naziv dokumenta.

 

[unnamed]

Autori dokumenata mogu biti izuzetno "kreativni" u dodeljivanju naziva dokumentima, pa tako u slučaju potpune slobode može se javiti dokument poput "Snimak postojećeg stanja", ili dokument "Trenutni način poslovanja" ili dokument "Ključni poslovni procesi u kompaniji xy". U tom slučaju svako će oznaku kreirati na osnovu svog naziva, SNI, TRE, KLJU... A svi ti dokumenti su mogli biti klasifikovani kao jedan isti tip dokumenta.

 

[tomas.hokenberi]

Autori dokumenata mogu biti izuzetno "kreativni" u dodeljivanju naziva dokumentima, pa tako u slučaju potpune slobode može se javiti dokument poput "Snimak postojećeg stanja", ili dokument "Trenutni način poslovanja" ili dokument "Ključni poslovni procesi u kompaniji xy". U tom slučaju svako će oznaku kreirati na osnovu svog naziva, SNI, TRE, KLJU... A svi ti dokumenti su mogli biti klasifikovani kao jedan isti tip dokumenta.

Tu onda postoji neki dodatni problem u organizaciji. Postoje citavi standardi u sistematizaciji dokumentacije. Kao sto sam napomenuo ranije, krajnji autori ne treba sami da biraju oznake dokumenata, a tipovi dokumentata treba da budu unapred definisani, kao i procedure kako se dodaje novi tip, ako se javi potreba.

 

[unnamed]

Koji format datuma se najviše koristi u zvaničnim dokumentima (fakturama, otpremnicama...), erp sistemima i aplikacijama u kompanijama? Pod tim mislim i na strane kompanije u Srbiji, i kompanije u Evropi i ostatku sveta.

Da li je to standardni format D.M.YYYY. ili YYYY.M.D?