Od 1. Januara 2024. naloženo od strane države da sva privatna preduzeća imaju regulisanu elektronsku arhivu. Kao što smo već navikli sve je to dosta šturo opisano i objašnjeno.
Da bi ste krenuli u prvi korak potrebno je da imate listu kategorija koja određuje koliko se koji dokument čuva, arhivsku knjigu i arhivsku građ. Listu kategorija se šalje lokalnom arhivu na saglasnost. Lokalni arhiv treba da vam vrati da je saglasan sa tim i onda ste spremni za sledeći korak. E stigli smo do prvog problema, lokalni arhivi su prebukirani i ne vraćaju saglasnost a do 1. januara sve morate imati. (savet, šaljite listu kategorija sa povratnicom da bi sutra mogli da dokažete da ste poslali).
Kada smo završili pravni deo dolazimo do ovog dela gde nas čekaju razni problemi i mnogo pitanja šta i kako.
Našao sam u Službenom glasniku RS, br. 94/2018 i 87/2020. Dokument "Pravilnik uslovima za postupke i tehnološka rešenja i pouzdanog elektronskog čuvanja dokumenata", "UREDBA O KLASIFIKACIJI DOKUMENTARNOGMATERIJALA SA ROKOVIMA ČUVANJA ("Sl. glasnik RS",br. 14/2023)" Ovde se opet kaže svašta i niša.
Iz svega ovog sam zaključio da je potrebno imati DMS za upravljam dokumentima da više nije moguće imati standardnu foldersku strukturu.
Format fajla za čuvanje mora da bude open source pogodan za čitanje kao što su pdf, xml, json. Formati koji su u redu ali nisu poželjni kao što su jpg, tif... Nempoželjni su word, excel...
Dolazimo do elektronskog potpisa
Sve ove kvalifikovane kartice/usb se kupuju samo kod provajdera koje je država ovlastila, treba da ih ima 5, ja znam za Poštu, PKS i Halkom.
Ovde imam još mnogo pitanja ali ajde da krenemo od nekud.
Da li neko ima već implementiran sistem elektronskog arhiviranja i da li imate neku preporuku za DMS koji bi bio lokalni, još bolje open source.
Da bi ste krenuli u prvi korak potrebno je da imate listu kategorija koja određuje koliko se koji dokument čuva, arhivsku knjigu i arhivsku građ. Listu kategorija se šalje lokalnom arhivu na saglasnost. Lokalni arhiv treba da vam vrati da je saglasan sa tim i onda ste spremni za sledeći korak. E stigli smo do prvog problema, lokalni arhivi su prebukirani i ne vraćaju saglasnost a do 1. januara sve morate imati. (savet, šaljite listu kategorija sa povratnicom da bi sutra mogli da dokažete da ste poslali).
Kada smo završili pravni deo dolazimo do ovog dela gde nas čekaju razni problemi i mnogo pitanja šta i kako.
Našao sam u Službenom glasniku RS, br. 94/2018 i 87/2020. Dokument "Pravilnik uslovima za postupke i tehnološka rešenja i pouzdanog elektronskog čuvanja dokumenata", "UREDBA O KLASIFIKACIJI DOKUMENTARNOGMATERIJALA SA ROKOVIMA ČUVANJA ("Sl. glasnik RS",br. 14/2023)" Ovde se opet kaže svašta i niša.
Iz svega ovog sam zaključio da je potrebno imati DMS za upravljam dokumentima da više nije moguće imati standardnu foldersku strukturu.
Format fajla za čuvanje mora da bude open source pogodan za čitanje kao što su pdf, xml, json. Formati koji su u redu ali nisu poželjni kao što su jpg, tif... Nempoželjni su word, excel...
Dolazimo do elektronskog potpisa
Sve ove kvalifikovane kartice/usb se kupuju samo kod provajdera koje je država ovlastila, treba da ih ima 5, ja znam za Poštu, PKS i Halkom.
- Elektronski kvalifikovani sertifikat (kvalifikovani elektronski sertifikat uvek glasi sa imenom i prezimenom osobe koja ga je izvadila)
- Kvalifikovani vremenski žig (E ovo je nešto novo što još ne može da se kupi a navodno postoji)
Ovde imam još mnogo pitanja ali ajde da krenemo od nekud.
Da li neko ima već implementiran sistem elektronskog arhiviranja i da li imate neku preporuku za DMS koji bi bio lokalni, još bolje open source.